“Ik zou willen dat ik 48 uur in een dag had” verzucht ik regelmatig. Als werkende moeder met een dosis ambities, een flinke scheut perfectionisme en een snuf schuldgevoel hier en daar verwacht ik van mijzelf dat ik veel verschillende ballen in de lucht kan houden. Ik wil graag dat mijn gezin heel gelukkig is, dat mijn huis een thuis is, dat mijn bedrijven goed lopen, dat ik gezond en aantrekkelijk ben, dat ik een leuk sociaal mens gevonden wordt en dat ik waarde aan de wereld om mij heen toevoeg.

Kortom ik stel een hoop eisen aan mijzelf. 

Time-management

Om een hoop ballen in de lucht te kunnen houden, zal ik keuzes moeten maken. Hoe moeilijk ik dit soms vind, ik zal prioriteiten moeten stellen en elke dag opnieuw weer moeten beslissen welke ballen op dat moment echt van belang zijn. Het is heel lastig om prioriteiten te stellen als je onder druk staat en stress hebt. Ik ben bijvoorbeeld geneigd om de dingen voorrang te geven die ik snel en gemakkelijk (tussendoor) kan doen of die ik leuk vind om op te pakken maar misschien niet het meeste haast hebben.

De vervelende must-do’s laat ik liggen tot het allerlaatste moment, waardoor ik nog meer stress krijg. Om efficiënter met mijn tijd om te gaan en om de juiste ballen omhoog te houden of juist te laten liggen, gebruik ik een handige tool: De prioriteitenmatrix van Eisenhower.

De prioriteitenmatrix

De voormalig president van de USA, Dwight D. Eisenhower, heeft eens gezegd: “Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent”. Om deze stelling kracht bij te zetten heeft hij de prioriteitenmatrix ontwikkeld. Deze matrix bestaat uit vier kwadranten die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk vs. onbelangrijk en dringend vs. niet dringend (zie afbeelding). De belangrijke zaken zijn de dingen die mensen echt treffen en de dringende zaken zijn de activiteiten die een deadline hebben en dus voor een bepaalde tijd af moeten zijn.

Alle activiteiten die je op een dag moet en wil doen, kan je plaatsen in een van de vakken van deze matrix. Je activiteiten worden zo verdeeld in:

1. Belangrijk en Dringend: dit zijn de crisisactiviteiten, de brandjes die geblust moeten worden en de deadlines die gehaald moeten worden. Dit zijn de zaken die stress geven en die je nu moet doen.
2. Belangrijk en Niet Dringend: Dit zijn de activiteiten die met het bereiken van je eigen doelen te maken hebben. Denk bijvoorbeeld aan sporten, een vakantie plannen of een cursus volgen. Dit zijn de dingen die je in kan plannen en later kan doen.
3. Onbelangrijk en Dringend: Dit zijn vooral de onverwachte stoorzenders, zoals telefoontjes en e-mailtjes die je directe aandacht vragen. Dit zijn de zaken die dringend zijn voor anderen, maar niet voor jou. Je kan ze managen door ‘Nee’ te zeggen of bijvoorbeeld (terug) te delegeren.
4. Onbelangrijk en Niet Dringend: Met deze activiteiten kan je heel druk zijn maar ze dragen niet bij aan je doel. Het zijn echte tijdvreters en stiekeme ontspanners. Denk bijvoorbeeld aan doelloos surfen op het internet of aan dagdromen. Deze activiteiten hebben geen enkele prioriteit. Bewaar ze voor een rustig moment of laat ze los.

Keuzes maken

Om de juiste prioriteiten te stellen, kies je bij tijdgebrek voor het verrichten van de activiteiten die in kwadrant 1 en kwadrant 2 staan. Pas op dat je niet alleen bezig bent met de belangrijke, dringende brandjes uit het eerste kwadrant waardoor de werkzaamheden uit het tweede kwadrant vervolgens vanzelf opschuiven naar het eerste kwadrant en dus opnieuw stress gaan geven. Zorg dat je helder krijgt welke activiteiten in het derde of vierde kwadrant staan en bepaal daarmee welke werkzaamheden je ook kan delegeren of beter niet (meer) doet.

Met deze wijsheid van Eisenhower zitten er nog steeds geen 48 uur in een dag, maar het zorgt er wel voor dat ik in de uren die ik dan wel heb geweldig kan jongleren.

 

---